Subject: Circular / Circulaire No 28(25): Convocation of the Working Group dedicated to the Model Forms for Chapter II of the Evidence Convention
From: "HCCH" <[email-masked]>
To: "Justiitsministeerium"
Date: Tue, 18 Mar 2025 15:36:56 +0200

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga.
Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Version française ci-après <>
Versión en español abajo <>

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Convocation of the Working Group dedicated to the Model Forms for Chapter II 
of the Evidence Convention

 HCCH 2025 Focused Circular No 28

The Secretary General

To all Members of the HCCH,

I am pleased to convoke the Working Group on the Model Forms pertaining to 
Chapter II of the Convention of 18 March 1970 on the Taking of Evidence 
Abroad in Civil or Commercial Matters (1970 Evidence Convention). The first 
meeting of the WG will take place on Thursday 8 May 2025 from 12.00 p.m. to 
4.00 p.m. (CEST). The meeting will be online only and will be conducted in 
English with no simultaneous interpretation provided.

The meeting is convoked pursuant to Conclusion and Decision (C&D) No 50 of 
CGAP 2025 which reads as follows:

50.       CGAP approved the establishment of a WG comprised of delegates and 
other experts from a variety of geographical regions to finalise the Model 
Forms pertaining to Chapter II of the Evidence Convention. The WG will meet 
online only. Given that the Model Forms may be finalised well in advance of 
CGAP 2026, CGAP agreed that the Model Forms could be submitted to Members 
for final approval through a written procedure. This would involve the 
circulation of the Model Forms to Members and, in the absence of any 
objection within one month, the Model Forms would be taken to be approved.

This project is based on the European Union’s proposal for new Model Forms 
concerning Article 17 of the 1970 Evidence Convention, submitted to the July 
2024 meeting of the Special Commission on the practical operation of the 
1965 Service, 1970 Evidence and 1980 Access to Justice Conventions (SC), and 
further informed by feedback during the meeting of the SC and the subsequent 
meeting of the WG on the Evidence Handbook which took place in November 
2024.

Members are invited to designate their respective delegate(s) by sending an 
e-mail to  <mailto:[email-masked]> [email-masked] before Friday 
4 April 2025, 5.00 p.m. (CEST). Please indicate the name(s), function(s) and 
e-mail address(es) of the delegate(s) in the e-mail. With a view to ensuring 
continuity and efficient working practices, Members are kindly requested to 
keep their delegations stable and if possible, not change the composition 
from one meeting to the next.
The following subject line should head the e-mail, “Working Group on Model 
Forms (Chapter II) for Evidence Convention – [name of State]”.

The draft agenda of the first meeting of the WG on the Model Forms will be 
circulated in due course.

Finally, pursuant to Rule II.B and II.J of the HCCH Rules of Procedure, the 
PB informs Members that it intends to invite, as Observer to the meeting, 
the following international non-governmental organisation: ITechLaw.

With my colleagues, I look forward to the first meeting of this WG.

Yours sincerely,

Christophe Bernasconi

THE HAGUE, 18 March 2025

To the National and Contact Organs of the Members
To the Diplomatic Missions of the Members

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 Convocation du Groupe de travail chargé de préparer les Formulaires modèles 
dans le cadre du Chapitre II de la Convention Preuves

 Circulaire ciblée No 28 de la HCCH de 2025

Le Secrétaire Général

À l’attention des Membres de la HCCH,

J'ai le plaisir de convoquer le Groupe de travail chargé de préparer les 
Formulaires modèles dans le cadre du Chapitre II de la Convention du 18 mars 
1970 sur l'obtention des preuves à l'étranger en matière civile ou 
commerciale (Convention Preuves de 1970). La première réunion du Groupe de 
travail se tiendra le jeudi 8 mai 2025, de 12 h à 16 h (heure d’été d’Europe 
centrale), uniquement en ligne et en anglais, sans service d’interprétation.

Cette réunion est convoquée conformément à la Conclusion et Décision No 50 
du CAGP de 2025, qui se lit comme suit :

50.       Le CAGP a approuvé la création d’un Groupe de travail composé de 
délégués et d’autres experts de diverses régions du monde afin de finaliser 
les Formulaires modèles dans le cadre du Chapitre II de la Convention 
Preuves de 1970. Le Groupe de travail se réunira uniquement en ligne. Étant 
donné que les Formulaires modèles pourraient être finalisés bien avant la 
tenue de la réunion du CAGP de 2026, celui-ci est convenu que les 
Formulaires modèles pourraient être soumis aux Membres pour approbation 
finale par le biais d’une procédure écrite. Ce processus impliquerait la 
distribution des Formulaires modèles aux Membres et, en l’absence d’objection 
dans un délai d’un mois, les Formulaires modèles seraient considérés comme 
approuvés.

Ce projet prend appui sur la proposition de l'Union européenne – formulée 
lors de la réunion de juillet 2024 de la Commission spéciale (CS) sur le 
fonctionnement pratique des Conventions Notification de 1965, Preuves de 
1970 et Accès à la justice de 1980 – de produire de nouveaux Formulaires 
modèles portant sur l'article 17 de la Convention Preuves de 1970, ainsi que 
sur les retours reçus au cours de la réunion de la CS et de la réunion du 
Groupe de travail sur le Manuel Preuves, qui s'est tenue en novembre 2024.

Les Membres sont invités à désigner des délégués par courrier électronique à 
l’adresse  <mailto:[email-masked]> [email-masked] avant le 
vendredi 4 avril 2025, à 17 h (heure d’été d’Europe centrale). Veuillez 
inclure les noms, fonctions et adresses électroniques des délégués dans le 
courrier électronique. Afin d’assurer la continuité et l’efficacité des 
méthodes de travail, les Membres sont priés de veiller à la stabilité de 
leurs délégations et, si possible, de ne pas en modifier la composition 
d'une réunion à l'autre.

L’objet suivant doit figurer en tête du courrier électronique : « Groupe de 
travail sur les Formulaires modèles (Chapitre II) relatifs à la Convention 
Preuves - [nom de l'État] ».

Le projet d'ordre du jour de la première réunion du Groupe de travail chargé 
de préparer les Formulaires modèles sera diffusé en temps utile.

Enfin, conformément à l’article II.B et II.J du Règlement intérieur de la 
HCCH, le BP informe les Membres qu'il a l'intention d'inviter l'organisation 
internationale non gouvernementale suivante en tant qu'observateur à la 
réunion : ITechLaw.

Dans l’attente de cette première réunion à venir du Groupe de travail, 
veuillez recevoir, chers Membres, l’expression de mes sentiments les 
meilleurs.

Christophe Bernasconi

LA HAYE, le 18 mars 2025

Aux Organes nationaux et de liaison des Membres
Aux Missions diplomatiques des Membres

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Convocación del Grupo de Trabajo encargado de los Formularios Modelo 
relativos al Capítulo II del Convenio sobre Pruebas de 1970

 Circular Específica N.°28  de la HCCH de 2025

El Secretario General

A la atención de los Miembros de la HCCH:

Me complace convocar el Grupo de Trabajo sobre los Formularios Modelo 
relativos al Capítulo II del Convenio de 18 de marzo de 1970 sobre la 
Obtención de Pruebas en el Extranjero en Materia Civil o Comercial (Convenio 
sobre Pruebas de 1970). La primera reunión tendrá lugar el jueves 8 de mayo 
de 2025 de 12:00 a 16:00 (hora de verano de Europa Central). Se celebrará 
únicamente en línea y en inglés, sin interpretación simultánea.

Esta reunión se convoca de conformidad con la Conclusión y Decisión (CyD) 
N.º 50 del CAGP de 2025:

50.      El CGAP aprobó la creación de un Grupo de Trabajo compuesto por 
delegados y otros expertos de distintas regiones geográficas para finalizar 
los Formularios Modelo relativos al Capítulo II del Convenio sobre Pruebas. 
El Grupo de Trabajo se reunirá únicamente en línea. Dado que posiblemente 
los Formularios Modelo se finalicen mucho antes del CAGP de 2026, el CAGP 
acordó que se los podrá presentar a los Miembros para aprobación definitiva 
por procedimiento escrito. Esto implicará distribuirlos a los Miembros y, de 
no haber objeciones en el plazo de un mes, se los considerará aprobados.

Este proyecto se basa en la propuesta de la Unión Europea para establecer 
nuevos Formularios Modelo relativos al artículo 17 del Convenio sobre 
Pruebas de 1970 ―presentada en la reunión de julio de 2024 de la Comisión 
Especial sobre el funcionamiento práctico de los Convenios sobre 
Notificaciones de 1965, Pruebas de 1970 y sobre Acceso a la Justicia de 
1980―, así como en la información recibida durante la reunión de la Comisión 
Especial y la posterior reunión del Grupo de Trabajo del Manual sobre 
Pruebas, que tuvo lugar en noviembre de 2024.

Se invita a los Miembros a designar a sus respectivos delegados por correo 
electrónico a [email-masked]. La fecha límite para ello es el viernes 
4 de abril de 2025, a las 17:00 (hora de verano de Europa Central). Deben 
indicarse el nombre, el cargo y la dirección de correo electrónico de cada 
delegado. A fin de que haya continuidad y de que se trabaje de manera 
eficiente, se ruega a los Miembros que mantengan estables sus delegaciones y 
no cambien su composición de una reunión a otra.

El asunto del correo debe ser: “Grupo de Trabajo sobre Formularios Modelo 
(Capítulo II) para el Convenio sobre Pruebas - [nombre del Estado]”.

El proyecto de agenda de la primera reunión se distribuirá en tiempo 
oportuno.

Por último, de conformidad con los artículos II.B y II.J del Reglamento 
Interno de la HCCH, la OP informa a los Miembros que tiene la intención de 
invitar, en calidad de observador, a la siguiente organización internacional 
no gubernamental: ITechLaw.

Junto con mis colegas, espero con interés la primera reunión de este Grupo 
de Trabajo.

Atentamente,

Christophe Bernasconi

LA HAYA, 18 de marzo de 2025

A los Órganos Nacionales y de Contacto de los Miembros
A las Misiones Diplomáticas de los Miembros